Faktor Penyebab Kegagalan Proyek IT

Menindaklanjuti tulisan sebelumnya tentang 4 hal penting dalam project management, kali ini saya akan coba mengulas beberapa penyebab kegagalan pelaksanaan proyek IT dari beberapa penelitian yang telah dilakukan, termasuk memetakan penyebab kegagalan mengacu pada PMBOK dengan menggunakan tools fishbone analysis.

1. The Bulls Survey (1998)
Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis, BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk kebutuhan internal perusahan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:

failure_cause_survey264Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa 3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%). Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.

2. The KPMG Canada Survey (1997)
Sedangkan survey yang dilakukan oleh KPMG canada menemukan beberapa fakta tentang kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah:
– Buruknya perencanaan proyek
– Buruknya pengetahuan dan penggalian kebutuhan bisnis
– Kurangnya keterlibatan dan dukungan management
Sehingga dapat disimpulkan bahwa faktor kegagalan proyek berdasarkan survey yang dilakukan oleh KPMG adalah perencanaan proyek, user and business needs serta executive support.

3. The Chaos Report (1995)
Hasil studi dari the standish group yang dituangkan dalam sebuah laporan berjudul CHaos Report memaparkan 5 penyebab utama kegagalan implementasi proyek, yaitu:
1. Penggalian requirement (user & business) yang kurang lengkap
2. Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan sistem
3. Kurangnya sumberdaya manusia proyek
4. Harapan/ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas sistem yang dibangun
5. Kurangnya dukungan dari eksekutif/manajemen perusahaan pemilik proyek

Berdasarkan hasil temuan pada 3 survey diatas serta acuan dari best practise dalam project management (PMBOK) maka penyebab kegagalan proyek dapat dipetakan dalam fishbone diagram berikut ini:

fishbone1. Scope
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. DImensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukan, dimana hal ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.

2. Time
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan. Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di tengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

3. Cost
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan.

4. Quality
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas “dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan.

5. Human resource
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek.

6. Communication
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau transfer knowledge tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut.

7. Risk
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut.

8. Project Change
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi.

6 Responses

  1. […] bookmarks tagged fishbone Faktor Penyebab Kegagalan Proyek IT saved by 4 others     pseudodotcom bookmarked on 12/05/08 | […]

  2. oh, ini penyebabnya.. bisa jadi referensi nih.. sekalian buat bahan UTS, thanks ya infonya…

  3. Menurut pengalaman saya, ada satu hal faktor yang sangat mempengaruhi kegagalan proyek adalah: Pemahaman yang berbeda terhadap isi kontrak.
    MIsalnya: Pengertian Lumpsum Price, selalu disalah artikan untuk tidak mengerjakan sebagian pekerjaan yang terang-terangan tertera di kontrak oleh kontraktor, dengan alasan tidak terdapat di dukumen gambar dsb.

  4. kurang ngerti saya mas

  5. […] faktor penyebab kegagalan proyek IT di copy penuh dari : https://hech61.wordpress.com/2008/11/26/faktor-penyebab-kegagalan-proyek-it/ serta isi diambil dari berbagai […]

  6. aduh bagus bgt nih bsa jadi referensi tugas mid semester thank,s ya

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: