Fenomena Pandangan Eksekutif terhadap Masterplan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Instansi Pemerintah

ICTTeknologi informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam membantu instansi pemerintah mengoptimalkan layanan publik yang diberikan. Namun berdasarkan pengalaman saya menangani beberapa instansi pemerintah, TIK masih dipandang sebelah mata dan masih dianggap tidak strategis bagi organisasi. Tulisan kali ini akan membahas bagaimana fenomena pandangan eksekutif terhadap Masterplan TIK bagi instansi pemerintahan.Permasalahan terbesar pemanfaatan TIK pada instansi pemerintah adalah adanya missing link antara rencana strategis yang digunakan dengan Masterplan TIK yang disusun. Rata-rata eksekutif (eselon I dan II) cenderung tidak tertarik ketika menghadiri suatu pertemuan terkait TIK, walaupun pertemuan tersebut cukup strategis, yaitu terkait penyusunan masterplan TIK. Ada beberapa hal menarik yang saya temui di berbagai Kementerian / Lembaga yang menjadi klien saya jika membicarakan Masterplan TIK.

Pertama, para eksekutif menganggap bahwa pembahasan terkait TIK cukup berhenti pada eselon III atau bahkan eselon IV. Hal ini disebabkan paradigma mereka bahwa TIK hanyalah permasalahan teknis belaka, bukan suatu permasalahan strategis yang dapat memberikan dampak signifikan bagi organisasi. Bahkan salah satu eksekutif di salah satu lembaga – dalam suatu sesi wawancara – dengan tegas menyatakan bahwa peran TIK hanya sebatas pendukung saja, artinya ada atau tidak adanya TIK tidak akan berdampak signifikan bagi aktifitas utama organisasi. Ia beranggapan bahwa semua sistem informasi dapat dibuat oleh 1 atau 2 orang saja dan digunakan seperlunya saja. Penyebabnya adalah implementasi TIK yang selama ini mereka hadapi cenderung berbicara masalah teknis dengan terminologi yang sulit mereka pahami. TIK masih cukup identik dengan jaringan komputer dan komunikasi data saja, sebatas bagaimana pemanfaatan internet dalam mempermudah mereka untuk melakukan pencarian data. Selebihnya, mereka masih tetap harus melakukan secara manual.

Kedua, Masterplan TIK yang disusun lebih menekankan pada aspek teknis TIK nya (paling tidak menurut pandangan subyektif para eksekutif). Mereka disajikan dengan berbagai arsitektur dan topologi yang menurut mereka hanya dapat dipahami oleh orang TI. Mereka melihat ada gap besar yang tidak dapat dijawab oleh Materplan TIK secara riil, misalnya, seberapa besar dan signifikan peningkatan dan efisiensi proses bisnis yang diciptakan dengan memanfaatkan suatu layanan TIK tertentu ? Bagaimana kontribusi TIK secara nyata terhadap pencapaian sasaran strategis dalam mendukung strategi untuk mencapai visi organisasi ? Apa risiko organisasi yang perlu diantisipasi dalam menerapkan TIK ? Apa indikator keberhasilan implementasi TIK bagi organisasi ?

Ketiga, para eksekutif merasa bahwa TIK belum mampu menghasilkan informasi yang mereka butuhkan dalam mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Bahkan tidak jarang beberapa eksekutif masih menerima data yang masih perlu diolah menjadi informasi (dengan cara manual) sesuai kebutuhan mereka untuk bisa digunakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena masing-masing Satuan Kerja (Satker) bahkan unit kerja mengelola TIK nya masing-masing, sehingga sulit mendapatkan suatu informasi eksekuti terintegrasi.

Keempat, Masterplan TIK yang disusun menghasilkan rencana aksi dengan anggaran yang jauh diatas pagu anggaran yang biasanya ditetapkan untuk TIK. Tidak jarang hal ini justru menyebabkan rencana aksi TIK tidak dapat dieksekusi secara optimal, dan masih meninggalkan pekerjaan rumah pada Masterplan TIK periode selanjutnya. Menurut para eksekutif, solusi TIK yang ditawarkan cukup ideal secara teori dan konsep, namun sangat sulit dilaksanakan karena kurang memperhatikan keterbatasan anggaran yang dimiliki. Hal ini diperkuat dengan tidak tersedianya alternatif solusi lain atau solusi TIK yang cukup realistis dengan kondisi anggaran Kementerian / Lembaga tersebut. Sebab bagi mereka, menaikkan pagu anggaran untuk implementasi TIK pada kenyataannya merupakan hal yang sulit untuk dilakukan.

Menurut saya, ada beberapa hal yang menyebabkan fenomena ini terjadi.

Pertama, Masterplan TIK atau Rencana Strategis (Renstra) TIK merupakan strategi fungsional di bidang TIK sebagai turunan (cascading) dari strategi organisasi (Renstra organisasi). Kebutuhan TIK organisasi sebaiknya diturunkan dari strategi organisasi, melalui matriks yang menghubungkan antara strategi, sasaran strategis dan kebutuhan informasi untuk dapat mendukung pencapaian sasaran strategis tersebut. Untuk itu, agak sulit jika mendefinisikan kebutuhan informasi tidak dilakukan dengan melibatkan para eksekutif, baik melalui focus group discussion maupun indepth interview. Hal ini sering diabaikan oleh para perencana masterplan TIK.

Kedua, penggunakan istilah dalam mengkomunikasikan peran TIK bagi organisasi juga perlu dipermudah. Tidak jarang para eksekutif mendapatkan pertanyaan dengan menggunakan istilah yang kurang familiar bagi mereka, misalnya, server, database, aplikasi dan modul aplikasi, arsitektur sistem informasi dan lain sebagainya. hal ini bukan karena mereka tidak memahami, namun lebih kepada pemahaman yang berbeda dengan apa yang mereka pahami sehari-hari. Perencana perlu memikirkan bahasa yang lebih universal, dimana baik perencana maupun eksekutif memiliki definisi yang sama. Untuk itu memang perlu dibangun kesepahaman di awal terlebih dahulu.

Ketiga, perencana perlu menggali apa saja informasi (dan bahkan knowledge) yang dibutuhkan eksekutif dalam mengambil keputusan. Strategik atau tidaknya peran TIK bagi para eksekutif sangat bergantung kepada besar kecilnya peran TIK tersebut dalam mengambil keputusan strategis organisasi.

Keempat, perencana perlu memikirkan berbagai alternatif pilihan yang dapat dipilih organisasi dalam imlementasi TIK. Hal ini dilakukan agar pagu anggaran yang tersedia dapat mencukupi kebutuhan anggaran implementasi TIK, tanpa mengurangi dampak signifikan TIK bagi organisasi. Hingga organisasi menyadari peran penting TIK bagi organisasi tersebut, maka pada tahap awal sebaiknya rencana aksi yang disusun dapat “adaptif” terhadap ketersediaan anggaran.

Tentunya, tulisan saya ini hanyalah berdasarkan observasi saya pada beberapa Kementerian / Lembaga yang menjadi klien saya di Indonesia. Validitas dan reliabilitas kesimpulan pada tulisan ini masih perlu diuji melalui penelitian lebih lanjut tentang “pandangan eksekutif instansi pemerintah terhadap peran TIK bagi organisasinya”. Bagi para peneliti silahkan saja jika ingin mengangkat topik ini menjadi topik penelitian maupun skripsi / tesis, karena menurut saya hal ini cukup menarik dan fundamental sebelum kita berbicara terlalu jauh terkait dengan Masterplan TIK pada institusi pemerintahan. So, selamat meneliti bagi yang tertarik dan semoga bermanfaat.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: